Klokkenluidersregeling

Klokkenluidersregeling

 

Artikel 1 Definities

Het kantoor; Hut Accountants B.V.
De melder: degene die, al dan niet in dienst van het kantoor, werkzaamheden verricht voor het kantoor en een misstand onder deze regeling meldt.
De werknemer: een melder die in dienst is van het kantoor.
Leidinggevende: degene die leiding geeft aan de werknemer.
Compliance Officer: de door het bestuur van het kantoor hiertoe aangestelde persoon. Per 1-1-2015 is dit de heer K. van Osch AA.
Directie: de directie van het kantoor belast met de naleving en uitvoering van de regelgeving.
Een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor en/of haar medewerkers, in verband met:

  • een (dreigend) strafbaar feit;
  • een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
  • een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
  • een (dreigende) schending van binnen het kantoor geldende (gedrags-)regels of
  • (een dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten.

Artikel 2 Procedure

  1. De Melder meldt een misstand bij de Compliance Officer via e-mail. De Melder kan gelijktijdig ook een melding doen aan zijn leidinggevende.

Artikel 2 Procedure

Indien de Misstand betrekking heeft op de Compliance Officer, dan kan de Misstand worden gemeld bij een andere beleidsbepaler. Deze beleidsbepaler zal vervolgens handelen conform onderstaande bepalingen.

  1. De Compliance Officer legt de melding vast en bevestigt binnen vijf werkdagen aan Melder dat de melding is ontvangen. De Compliance Officer stelt de directie direct op de hoogte van de melding, tenzij de Misstand een lid van de directie betreft (zie lid 5).
  2. Compliance Officer waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de Melder, tenzij de Melder schriftelijk de Compliance Officer van deze verplichting ontheft.
  3. Direct na ontvangst zal de directie een onderzoek naar de Misstand (laten) starten.
  4. Indien de Misstand een lid van de directie betreft zal de Compliance Officer zelf een onderzoek naar de Misstand (laten) starten.

Artikel 3 Termijnen

  1. Binnen een periode van acht weken van het moment van registratie van de melding overeenkomstig artikel 2 lid 2, wordt de Compliance Officer door of namens de directie schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van de directie omtrent de Misstand evenals van de te nemen of reeds genomen maatregelen.

Artikel 3 Termijnen

  1. Indien het niet mogelijk is om het standpunt binnen de in het eerste lid genoemde termijn te geven, zal de directie de Compliance Officer hiervan tijdig in kennis stellen en de termijn noemen waarin alsnog een standpunt zal worden gegeven.
  2. In geval van artikel 2 lid 5 zal de Compliance Officer zelf een standpunt (laten) formuleren.
  3. De Compliance Officer stelt de Melder direct van het standpunt op de hoogte.

Artikel 4 Rechtsbescherming

De directie (of de Compliance Officer) zorgt dat de Melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een melding van een Misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.
Indien een Melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan dan wel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend.

Artikel 5 Werking en publicatie

Deze klokkenluidersregeling wordt gepubliceerd op de website van Hut Accountants BV in treedt in werking op publicatiedatum: 15 maart 2007 (nadien inhoudelijk gewijzigd).