Als boekhouder en accountant voor ondernemers, waarborgen we bij Hut Accountants de juistheid van uw financiële verslaglegging. Als ondernemer doet u echter natuurlijk ook zelf al het nodige aan uw administratie. De bedrijfskosten nemen daarin een bijzondere plek in. Graag informeren wij u welke soorten bedrijfskosten er precies zijn en welke u kunt aftrekken van de belasting.
Wat zijn bedrijfskosten?
Bedrijfskosten zijn alle noodzakelijke ‘uitgaven’ die u doet voor de uitoefening van uw onderneming en die redelijkerwijs direct aan uw bedrijf te koppelen zijn. Denk hierbij aan kosten zoals de inschrijving bij de KVK, voor velen de eerste bedrijfskosten voor hun onderneming. Ook het ontwerpen van uw logo, de maandelijkse huur voor uw bedrijfspand, de inkoop van grondstoffen en de vele reiskosten die u in het kader van uw onderneming maakt, zijn voorbeelden van bedrijfskosten.
Bedrijfskosten krijgen hun plek in de financiële verslaglegging op de winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening of exploitatierekening genoemd). De winst- en verliesrekening geeft inzicht in de opbrengsten en kosten van een bedrijf over een bepaalde periode. Meestal is die periode een jaar. Door de bedrijfskosten af te trekken van de bedrijfsopbrengsten (omzet), wordt het bedrijfsresultaat (winst of verlies) van de onderneming berekend over die periode. Hierin zijn verschillende categorieën van kosten opgenomen, zoals inkoopkosten, personeelskosten, afschrijvingen en overige bedrijfskosten.
Wat zijn geen bedrijfskosten?
Kosten die geen bedrijfskosten zijn, zijn uitgaven die een persoonlijk karakter hebben en die niet direct verband houden met de bedrijfsvoering. Denk aan uw boodschappen, verkeersboetes, privé etentjes, zorgverzekeringspremies of privé-abonnementen.
Wat zijn gemengde kosten?
Sommige kosten hebben een gemengd karakter. Het gebruik daarvan moet u dan splitsen in een zakelijk en een privé gebruiksdeel. Enkele voorbeelden:
- Als u één telefoon voor zowel zakelijk als privé gebruikt, mag u alleen het geschatte zakelijke deel van de kosten aftrekken, mits u dit enigszins kunt onderbouwen.
- Gebruikt u uw privéauto zakelijk? Houd dan een rittenadministratie bij en ken uzelf een vergoeding toe in privé van € 0,23 (cent) per zakelijke kilometer.
- Werkt u vanuit huis maar beschikt u daar over een apart afsluitbare bedrijfsruimte met eigen ingang en sanitair? Alleen dan kunt u een deel van de huur of hypotheek van uw woning als bedrijfskosten opvoeren, bijvoorbeeld al naar gelang de gebruikte zakelijke vierkante meters.
Voor bepaalde zakelijke bedrijfskosten zoals zakenlunches en relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen, kunt u kiezen tussen het aftrekken van alle kosten boven een drempel van € 5.700 (in 2025). Het alternatief is het aftrekken van 80% van het totale bedrag, waarbij de btw op deze kosten in principe niet aftrekbaar is.
Een bijzonder geval vormt de premie voor uw arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) die naar verwachting vanaf 2027 verplicht wordt voor alle ondernemers. Deze is weliswaar niet direct aftrekbaar van de winst van uw onderneming. U kunt de premie echter wel opgeven als 'uitgaven voor andere inkomensvoorzieningen' in uw aangifte inkomstenbelasting. Deze wordt dan in mindering gebracht op uw belastbare inkomen, en niet direct op uw winst uit onderneming.
Afschrijvingskosten als bijzondere bedrijfskosten
In uw bedrijfsvoering maakt u ook gebruik van bedrijfsmiddelen. Fiscaal gezien zijn bedrijfsmiddelen zaken die u gebruikt in uw onderneming om producten te maken of diensten te verlenen, en die niet bedoeld zijn voor de verkoop. Een bedrijfsmiddel heeft echter een levensduur van meer dan één jaar. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld voorraden, die eenmalig bedoeld zijn voor de directe verkoop.
Wanneer u een bedrijfsmiddel aankoopt met een waarde van € 450 exclusief btw of meer, dan wordt dat beschouwt als een investering. U mag dan niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf maar moet de kosten afhankelijk van de levensduur, over een aantal jaren afschrijven. Een investering brengt u dus als bedrijfskosten in de vorm van afschrijvingen over meerdere jaren in aftrek op uw resultaat.
Uw bedrijfsadministratie op orde bij Hut Accountants
De accountants, belastingadviseurs en salarisadministrateurs van Hut Accountants delen graag hun kennis omtrent bedrijfskosten met u. Vanzelfsprekend is uw complete bedrijfsadministratie bij ons in veilige handen. Door u over de spelregels omtrent bedrijfskosten te informeren, stroomlijnen wij echter uw administratieve processen en kunnen wij u helpen uw belastingvoordeel te optimaliseren. Dit leidt tot een efficiëntere dienstverlening aan u, tot minder fouten en discussies en vanzelfsprekend tot een hogere klanttevredenheid.
Neem gerust contact op met een van onze professionals wanneer u een vraag heeft omtrent bedrijfskosten.