Aan welke vereisten u moet voldoen hangt af van de situatie. In de meest voorkomende gevallen gelden de "normale" binnenlandse factuur of de vereenvoudigde factuur. U mag een vereenvoudigde factuur sturen als het factuurbedrag onder de € 100 is of het een wijziging van een eerdere factuur betreft.
Minimale vereisten voor een normale factuur:
- Uw naam en adresgegevens (handelsnaam of juridische naam).
- De naam en adresgegevens van uw afnemer (het vestigingsadres).
- Uw BTW nummer.
- Uw KvK nummer.
- De datum van uitreiking van de factuur (de factuurdatum).
- Een uniek volgnummer.
- Een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd.
- De datum waarop deze goederen of diensten zijn geleverd (of worden vooruitbetaald).
- Het bedrag dat u in rekening brengt (exclusief BTW).
- Het BTW bedrag dat u in rekening brengt (als er meerdere tarieven gehanteerd worden moet dat blijken uit de factuur.
- Het gehanteerde BTW tarief.
Als u goederen of diensten aan een BTW ondernemer uit een ander EU land levert of als u de verleggingsregeling toepast, dient u ook het BTW nummer van de afnemer te vermelden.
Minimale vereisten voor een eenvoudige factuur:
- De datum van uitreiking van de factuur (de factuurdatum).
- Uw naam en adresgegevens.
- Welke goederen of diensten u hebt geleverd.
- Het BTW bedrag en tarief.
- De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bij wijziging van een factuur).
Voor een aantal ondernemers gelden aangepaste eisen, dat is onder andere het geval als:
- U gebruik maakt van de margeregeling.
- U verstuurt een acceptgiro.
- U maakt gebruik van automatische incasso (dan hoeft u onder voorwaarden helemaal geen factuur te sturen).
- U levert op basis van een doorlopende overeenkomst.
- U stuurt een verzamelfactuur.
- U ben een groothandel.
- U werkt met kortingen en vooruitbetalingen.
- U werkt met een kredietbeperkingstoeslag.
- Uw klant ruilt goederen in.
- U werkt met kortingen of vooruitbetalingen.
- U verstuurt voorschotnota's.
- U levert tijdschriften.
- Uw afnemer maakt de factuur op.
- U levert brandstof voor landvoertuigen.
- Een vertegenwoordiger betaalt de BTW.
- U levert nieuwe auto's of andere nieuwe vervoermiddelen.
- U levert van omzetbelasting vrijgestelde goederen of diensten.
- U valt onder de reisbureauregeling.
- U verkoopt een onroerende zaak en verrekent eerder ontvangen huurbedragen.
Is een van bovenstaande situaties van toepassing? Neem dan even contact met ons op als u vragen heeft over uw factuurvereisten.