De belastingdienst verplicht u als ondernemer om uw administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Deze gegevens kunnen gebruikt worden tijdens een controle van de fiscus. Oorspronkelijk leidde dat voor ondernemingen tot volle kasten met klappers en dossiers. Vandaag de dag zijn de meeste administratieve gegevens digitaal van vorm. Dat scheelt u veel ruimte. Hut Accountants licht graag toe wat de belangrijkste eisen zijn die de belastingdienst stelt m.b.t. de bewaarplicht van uw digitale administratie.

Welke aspecten spelen een rol m.b.t. de bewaarplicht van uw digitale administratie?

De bewaarplicht ten aanzien van uw gecomputeriseerde administratie omvat een aantal belangrijke, specifieke eisen. Wij geven u graag een toelichting:

Uw digitale administratie moet raadpleegbaar zijn

Bewaart u uw digitale administratie op oude datadragers zoals bijvoorbeeld een floppydisk? In dat geval moet u er zorg voor dragen dat u ook de apparatuur bewaart om de bestanden op deze datadragers snel te kunnen laten raadplegen. Ook eventuele oude applicaties dienen bewaard te blijven wanneer die benodigd zijn om de gegevens snel inzichtelijk te maken. Denk daarbij aan een gedateerde versie van windows of programma’s die u nu niet meer gebruikt.

Het is onvoldoende om alleen de auditfile te bewaren. Dat betreft een open standaard voor het bewaren en/of uitwisselen van data uit boekhoudpakketten ter uitwisseling van allerlei financiële gegevens. Hierin zijn echter niet alle administratieve boekingen opgenomen dus deze is incompleet.

Het overzetten van administratieve gegevens naar een ander medium is toegestaan

In de loop van de bewaartermijn mag men data van het ene opslagmedium naar een ander overzetten. Denk aan het converteren van data op cd-rom naar een ander medium zoals USB. Ook hier geldt weer dat de data volledig moeten worden overgezet en snel reproduceerbaar moeten zijn en leesbaar en controleerbaar moeten zijn voor de belastingdienst.

Originele documenten op papier zoals facturen e.d. hoeven niet te worden bewaard wanneer ze zijn gedigitaliseerd. Het is wel essentieel dat de authenticiteit, de betrouwbaarheid en de leesbaarheid van de data gewaarborgd blijft. Echtheidskenmerken zoals kleur, logo en watermerk mogen tijdens de conversie niet verloren gaan.

Beschikt u over een originele balans en een staat van baten en lasten op papier? Deze specifieke stukken mogen niet op een ander medium worden overgezet. In beginsel kunnen alle andere documenten verder wel worden geconverteerd waardoor u de papieromvang t.a.v. de bewaarplicht nagenoeg volledig tot nihil kunt reduceren.

De bewaarplicht m.b.t. elektronische vormen van communicatie toegelicht

Binnen het bedrijfsleven wordt tegenwoordig veelvuldig gebruik gemaakt van zaken als digitale agenda’s en er wordt veel op elektronische wijze gecommuniceerd. Denk aan het verzenden en ontvangen van e-mails, Whatsappjes, sms’jes en Social Media berichten. Die hoeft u in beginsel niet allemaal te bewaren maar wel voor zover ze de authenticiteit en integriteit van administratieve documenten waarborgen. Vandaag de dag ontvangt men bijvoorbeeld dikwijls facturen per e-mail. Het bewaren van de oorspronkelijke e-mail kan van nut zijn om de herkomst aantoonbaar te maken.

Toelichting op de digitale bewaartermijn

De bewaartermijn van administratieve documenten, al dan niet in digitale vorm, bedraagt 7 jaar. Deze termijn gaat in zodra de actualiteitswaarde van het document is verlopen. Beschikt u bijvoorbeeld over een huurcontract met een looptijd van 5 jaar, dan gaat de actualiteitswaarde pas na die termijn verloren. Vanaf dat moment gaat echter pas de bewaartermijn van start en dus niet bij het ingaan van het contract. In incidentele gevallen is de bewaartermijn langer dan 7 jaar.

Hulp nodig bij waarborging van de bewaarplicht van uw digitale administratie?

Besteedt u (een deel van) uw administratieve werkzaamheden uit aan onze specialisten op het gebied van fiscaliteit, accountancy of salarisadministratie? Wij zijn goed op de hoogte van de bewaarplicht en bewaartermijn ten aanzien van uw complete digitale administratie. Daarnaast zijn wij graag bereid om nadere toelichting te geven op de regels omtrent de bewaarplicht en kunnen wij waarborgen dat iedere controle door de belastingdienst vlekkeloos bij u verloopt.

Bent u al klant van ons of heeft u interesse om dat te worden? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op!