De studiekostenregeling in de loonbelasting geeft de werkgever de mogelijkheid om de studiekosten van een werknemer onbelast te vergoeden. Er zijn echter situaties denkbaar waarin de werknemer deze onbelaste vergoeding voor studiekosten moet terugbetalen. Hut Accountants legt uit wat de implicaties daarbij zijn voor zowel werknemer als werkgever.
Wanneer studiekostenvergoeding terugbetalen?
De noodzaak tot het terugbetalen van een onbelaste vergoeding voor studiekosten door de werknemer aan de werkgever, komt onder andere vaak voor wanneer er sprake is van ontslag of een nieuwe baan.
In sommige situaties komt de werknemer overeen dat zijn nieuwe werkgever, mits daar sprake van is, de studiekostenvergoeding aan de oude werkgever terugbetaalt. Dit kan zowel op directe als indirecte wijze (via de werknemer) geschieden. De terugbetaling kan voor beide partijen consequenties hebben, al naar gelang de situatie.
Terugbetaling onbelaste vergoeding door de werknemer
Wanneer de werknemer zelf de onbelaste studiekostenvergoeding aan de oude werkgever terugbetaalt, dan wordt dat niet beschouwd als negatief loon. Het bedrag wordt eenvoudigweg afgetrokken van het te betalen nettoloon door de oude werkgever.
De werkelijk gemaakte studiekosten kunnen sinds 2022 ook niet meer worden afgetrokken in de aangifte inkomstenbelasting door de werknemer en komen dus geheel voor zijn rekening. Overigens bestaat sinds die datum voor werknemers wel de mogelijkheid om een STAP-budget aan te vragen via het UWV. Daarmee kan de werknemer aanspraak maken op een studiekostenvergoeding van € 1.000 per jaar. Helaas is het totale budget voor de STAP-regeling gelimiteerd.
Terugbetaling onbelaste vergoeding door de nieuwe werkgever
Wordt terugbetaling van de onbelaste vergoeding door de nieuwe werkgever gedragen, dan zal in de regel sprake zijn van indirecte terugbetaling. Het makkelijkste is om dat binnen hetzelfde kalenderjaar te regelen. De werknemer betaalt de vergoeding netto terug aan de oude werkgever. De nieuwe werkgever verstrekt daarop de werknemer een onbelaste studiekostenvergoeding voor hetzelfde bedrag.
Let op! Wanneer de nieuwe werkgever de vergoeding pas formeel aan de werknemer toekent in een volgend kalenderjaar, dan is deze NIET fiscaal vrijgesteld. Het is echter wel mogelijk dat de nieuwe werkgever de vergoeding aanwijst als eindheffingsloon, door deze ten laste te brengen van de vrije ruimte. De vergoeding is voor de werknemer dan alsnog onbelast.
Vanzelfsprekend is de gebruikelijkheidstoets in geval van aanwijzing als eindheffingsloon van kracht. Dat betekent dat het bedrag niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Uitzondering op deze regel
Ondanks verstrekking van de vergoeding na afloop van het kalenderjaar van terugbetaling door de werknemer, is soms wel sprake van een gerichte vrijstelling. Dat is namelijk zo wanneer de nieuwe werkgever de vergoeding in het oorspronkelijke kalenderjaar al formeel heeft toegezegd.
Directe betaling van de vrijgestelde vergoeding door de nieuwe aan de oude werkgever raakt zowel de loonheffing- als de aangifte inkomstenbelasting niet.
Stel uw vragen aan Hut Accountants
Het verstrekken en terugbetalen van een studiekostenvergoeding en de fiscale gevolgen voor werkgever en werknemer, is een voorbeeld van fiscale materie die onder andere de salarisadministratie raakt. Voor dergelijke vraagstukken schakelt u het beste de vakkundige expertise in van onze accountants en belastingadviseurs. Hut Accountants helpt bij dit soort vraagstukken!