Samenwerken kan veel voordelen opleveren. Denk aan gezamenlijke inkoop, het delen van personeel of het starten van een project. Maar vaak komt dan de vraag: moeten we btw rekenen over de kosten die we elkaar doorbelasten? Het antwoord is niet altijd simpel. Soms kan het btw-vrij, soms niet. In dit artikel leggen we uit waar je op moet letten.

1. Kosten voor Gemene Rekening (CvGR)

Een van de bekendste manieren om zonder btw samen te werken is via de regeling Kosten voor Gemene Rekening.

Hoe werkt het?

• Meerdere ondernemers delen kosten.
• Er mag geen winstopslag of marge worden toegevoegd.
• Alles moet duidelijk vastgelegd zijn in een overeenkomst.

Voorbeeld: drie ondernemers huren samen een kantoor. Ze verdelen de huurkosten onderling. Omdat er geen winst of extra marge wordt gerekend, hoeft er geen btw berekend te worden over de doorbelasting.

2. Pas op met een gezamenlijke bv of stichting

Sommige ondernemers richten een aparte rechtspersoon op (bv of stichting) om samen te werken.

Let op:

• Zo’n rechtspersoon moet meestal wel btw rekenen over de diensten aan de deelnemers.
• Dit kan samenwerking duurder maken.
• Alleen in specifieke sectoren, zoals zorg en onderwijs, kan een vrijstelling gelden.

3. Kosten delen zonder winst

Als je kosten onderling doorbelast, geldt een simpel onderscheid:

• Zonder winstopslag → vaak geen btw verschuldigd.
• Met winstopslag of vergoeding voor dienstverlening → btw is verplicht.

4. Wie loopt het risico?

De Belastingdienst kijkt goed naar de rol van iedere partij.

Belangrijk:

• Werkt iedereen zelfstandig en voor eigen rekening en risico? Dan kan btw vaak vermeden worden.
• Doet één partij de uitvoering en leveren de anderen diensten aan die partij? Dan geldt meestal wél btw.

5. Vrijstellingen in bepaalde sectoren

In sommige sectoren gelden btw-vrijstellingen, zoals:

• Zorg
• Onderwijs
• Financiële dienstverlening

Maar let op: dit betekent niet automatisch dat alle samenwerkingsvormen binnen die sector btw-vrij zijn. Controleer dit altijd goed.

6. Facturatie en bewijs voor de Belastingdienst

De Belastingdienst kijkt bij samenwerkingen niet alleen naar de afspraken, maar ook naar de facturen. Een factuur geldt als officieel bewijs van een transactie. Daarom is het belangrijk dat je facturen altijd compleet en correct zijn opgesteld.

Denk hierbij aan:

• Het duidelijk vermelden van het btw-bedrag dat je rekent.
• Het opnemen van de wettelijke verplichte gegevens, zoals NAW-gegevens en factuurnummer.
• Het expliciet vermelden van een vrijstelling, wanneer je diensten of kosten buiten de btw vallen.

Op die manier toon je aan dat je bewust en correct met de btw-regels omgaat.

Conclusie

Samenwerken zonder btw is zeker mogelijk, maar vraagt om duidelijke afspraken en de juiste structuur. Houd vooral rekening met:

• het eerlijk en zonder marge verdelen van kosten,
• het vermijden van onnodige rechtspersonen,
• het toepassen van vrijstellingen waar dat mag,
• en het correct vermelden van btw (of een vrijstelling) op je factuur.

Tip: Wil je zekerheid? Overleg altijd vooraf met je adviseur of de Belastingdienst. Zo voorkom je vervelende verrassingen achteraf.

Dit zijn een paar simpele voorbeelden, maar er zijn nog uitzonderingen en er zitten nog wat haken en ogen aan samenwerken zonder btw. Dit kunnen we samen met jou bespreken en kijken of jij hiervoor in aanmerking komt

Heb je plannen om samen te werken en wil je weten of dit btw-vrij kan? Neem gerust contact met ons op, de accountants, salarisadministrateurs, en belastingadviseurs denken graag met je mee.