De bijzondere situatie van een crisis zoals de corona epidemie, zorgt voor bijzondere situaties met soms onvoorziene consequenties. Ook fiscaal gezien blijft het daarbij uitkijken. Dat geldt ook voor de regels omtrent het verstrekken van een onbelaste reiskostenvergoeding bij thuiswerken.
Onbelaste reiskostenvergoeding: de basisregel
Wie op eigen gelegenheid, dus met een eigen vervoermiddel of met het openbaar vervoer naar het werk reist, kan van de werkgever maximaal € 0,19 per kilometer vergoed krijgen, zonder dat hierover belasting betaald hoeft te worden. Het is de werkgever toegestaan om een hogere reiskostenvergoeding te verstrekken. Maar het deel boven de € 0,19 per kilometer wordt dan als loon gezien en de werkgever moet over dat deel van de reiskostenvergoeding dan ook loonheffing inhouden.
Hoe zit het met de onbelaste reiskostenvergoeding bij thuiswerken?
In verreweg de meeste gevallen is in de arbeidsovereenkomst afgesproken dat een werknemer een vaste vergoeding ten aanzien van de reiskosten per maand krijgt. De onbelaste reiskostenvergoeding loopt dan dus door, ook wanneer de werknemer niet meer op kantoor werkt maar bijvoorbeeld vanuit huis. Dat mag maar niet eindeloos.
Er bestaat een zogenaamd Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst waarin is vastgelegd dat de onbelaste reiskostenvergoeding ook doorbetaald mag worden tijdens maximaal 6 opeenvolgende weken waarin de werknemer afwezig is, bijvoorbeeld door ziekte of doordat deze vanuit huis werkt. Na 6 weken afwezigheid dient de reiskostenvergoeding geheel als belast te worden beschouwd en dient er dus loonheffing op ingehouden te worden.
Hoe kunt u problemen t.a.v. de onbelaste reiskostenvergoeding tijdens de Corona crisis voorkomen?
Er zijn in principe twee mogelijkheden. Als werkgever kan men ervoor kiezen om de onbelaste reiskostenvergoeding na 6 weken stop te zetten. Een andere mogelijkheid is om deze na 6 weken geheel als belaste vergoeding aan de werknemer uit te gaan betalen. Is men voornemens om uitbetaling van de reiskostenvergoeding stop te zetten, let dan wel goed op of dit in overeenstemming is met de arbeidsovereenkomst. Die is namelijk leidend.
De onbelaste reiskostenvergoeding mag vervolgens weer betaald worden vanaf de maand volgend op de maand waarin de werknemer het werk ten kantore heeft hervat.
Wij adviseren u hier graag over
Hut Accountants beschikt onder andere over specialisten ten aanzien van accountancy, belastingadvies en salarisadministratie. Neem direct contact met ons op wanneer u behoefte heeft aan advies over de wijze waarop u het beste kunt omgaan met het betalen van de (onbelaste) reiskostenvergoeding terwijl uw medewerkers thuiswerken vanwege de coronacrisis. Hut accountants staat voor u klaar.