De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die geldt voor alle ondernemers in Nederland. Deze verplichting vraagt nogal wat van je klanten. Zeker als ze gewend zijn met oude vertrouwde ordners te werken. Grote kans dat ze, zonder het te weten, niet aan de bewaarplicht voldoen. In deze blog vind je 7 inzichten en feiten over de fiscale bewaarplicht waar de ondernemer, maar ook jij als financieel adviseur niet omheen kunt. De fiscale bewaarplicht stelt ondernemers verplicht om bijvoorbeeld de basisgegevens van de administratie zeven jaar te bewaren. Zodanig, dat inspecteurs van de Belastingdienst de administratie binnen een redelijke termijn eenvoudig moeten kunnen controleren.
1. Fiscale bewaarplicht: wat betekent het?
Zoals gezegd hebben ondernemers de wettelijke plicht om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot zeven jaar terug te kunnen controleren. Voor een dergelijke controle, kunnen verschillende aanleidingen zijn. Bijvoorbeeld ingediende aangiften die de Belastingdienst verdacht vindt. Of denk aan een onderzoek dat de inspecteur verricht bij bijvoorbeeld een van de leveranciers of een zakenpartner van je klant. De inspecteur vraagt dan inzage in de administratie en kijkt of hij fouten of onregelmatigheden kan ontdekken.
Ondanks dat de kans misschien niet groot is dat een inspecteur bij jouw klant aanklopt, is het toch verstandig om de administratie goed op orde te hebben. Een goed ingerichte administratie helpt immers niet alleen te voldoen aan de bewaarplicht. Het geeft ondernemers ook een betrouwbare bron van cijfers waarop ze kunnen vertrouwen in de beslissingen die ze nemen.
2. Wat moet je bewaren en hoe lang?
Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie zeven jaar te bewaren. Basisgegevens zijn:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
Naast deze basisgegevens moeten ondernemers ook gegevens met betrekking tot bijvoorbeeld onroerende zaken bewaren. Deze moeten tien jaar bewaard blijven. Jij en je klant kunnen met de Belastingdienst speciale afspraken maken over eventuele kortere bewaartermijnen als het gaat om andere gegevens die van belang zijn voor de bewaarplicht.
3. Hoe moet je facturen bewaren?
Een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht is de manier waarop gegevens worden bewaard en ontvangen. Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat.
En daar zit ‘m vaak het probleem waar veel ondernemers niet op bedacht zijn. Deze regel schrijft namelijk voor dat je een factuur die je via de mail ontvangt, ook als digitaal bestand moet bewaren. Je mag ‘m natuurlijk uitprinten en fysiek in een ordner stoppen, maar die uitdraai geldt dan NIET als het origineel. Je hebt de factuur immers oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen. Die facturen mag je dus volgens de regels van de bewaarplicht uitsluitend digitaal opslaan. De tijd dat je alles veilig in een papieren archief kon opbergen, is daarmee voorgoed voorbij.
Een digitale factuur dien je dus digitaal te bewaren. Alleen de factuur zelf opslaan is nog niet voldoende. De Belastingdienst wil dat je klant aantoont dat na ontvangst, de factuur niet eigenhandig is aangepast. Dit doe je door niet alleen de factuur zelf, maar bijvoorbeeld ook de mail op te slaan waarin de factuur als bijlage zat. Zo kan de inspecteur zien dat de factuur die je klant als pdf- of Word-bestand heeft opgeslagen dezelfde is als die oorspronkelijk via de mail is ontvangen. Een belangrijke voorwaarde als het gaat om digitaal bewaren van de administratie.
4. Digitale facturen niet zomaar digitaal bewaren
Een andere belangrijke voorwaarde is om deze gegevens vervolgens zeven jaar lang te bewaren. Om dit correct te doen, dient je klant, volgens een geldende procedure, back-ups te maken. Zodanig dat de complete administratie gedurende die jaren toegankelijk en controleerbaar blijft. Wil je klant die verantwoordelijkheid liever vereenvoudigen, dan biedt een digitaliseringstool een goed alternatief.
5. Hoe bewaar je fysieke facturen op papier?
Een factuur die je klant via de post op papier ontvangt, mag hij of zij van de Belastingdienst wel digitaliseren en digitaal bewaren. Het bronbestand (de factuur op papier) vervang je daarmee door een digitaal bestand. Dit wordt ‘conversie’ genoemd.
Als accountant weet je waar je bij digitaliseren op moet letten. Voor ondernemers is dit minder vanzelfsprekend. Zij digitaliseren vaak door facturen in te scannen, er een foto van te maken of door, veelal door hun accountant, een digitaliseringstool aan hun boekhoudprogramma te laten koppelen. Ook wel ‘scan & herken’ genoemd. Alleen via deze laatste manier van digitaliseren, is het mogelijk om facturen niet alleen eenvoudiger te digitaliseren, maar ook volgens de juiste procedure.
De Belastingdienst verwijst in een brochure* over de bewaarplicht naar de voorwaarden waaraan een conversie moet voldoen. Van belang hierbij is, dat de echtheidskenmerken van het origineel niet verloren gaan. Hierover zegt de Belastingdienst dat ‘de beheersingsmaatregelen in de organisatie tezamen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld een scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid van het document‘. Wat betekent dat?
Dit betekent dat het aan te raden is om bonnen en facturen ook in originele staat te bewaren…op papier dus. Vooral contant betaalde bonnen zijn voor de Belastingdienst lastig op echtheid te controleren. Daarentegen zijn er ook voorbeelden bekend van accountantskantoren die hier met de Belastingdienst afspraken over hebben gemaakt. Kantoren die collectief voor al hun klanten toestemming hebben gekregen om fysieke facturen digitaal te bewaren waardoor ze niets meer op papier hoeven te bewaren.
Wil je echter meer zekerheid op dit punt van de bewaarplicht en wil je mee in de digitale ontwikkelingen voor de toekomst? Dan is overgaan op e-factureren de beste optie.
6. Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht
Dat je fysieke facturen wel digitaal mag maken, maar digitale facturen niet fysiek, betekent dat ook de Belastingdienst steeds meer digitaliseert. De blauwe enveloppen behouden we voorlopig nog, maar er komt een moment dat die verdwijnen. Steeds meer ondernemers ontvangen en versturen digitale facturen en de Nederlandse Rijksoverheid eist zelfs van leveranciers dat ze e-facturen sturen. Per 18 april 2019 moeten ook de decentrale (lokale) overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties e-facturen kunnen ontvangen en verwerken.
Zo wordt langzaam maar zeker alles digitaal. Net als het deel van de administratie dat je als accountant bijhoudt voor je klanten. Ook dat deel valt onder de bewaarplicht van je klant en is vermoedelijk volledig digitaal of digitaal gemaakt. Voor ondernemers die nog steeds met ordners werken of hun administratie half digitaal en half op papier doen, wordt het zo steeds lastiger om aan hun bewaarplicht te voldoen. Een administratie die verdeeld over verschillende systemen en locaties, zowel digitaal als op papier wordt vastgelegd, is al snel niet toegankelijk genoeg voor de Belastingdienst.
Het is heel aannemelijk dat jouw klant niet weet dat hij of zij niet aan de bewaarplicht voldoet. Als hij alle digitaal ontvangen gegevens uitprint en in een map stopt, lijkt hij het immers allemaal netjes op orde te hebben. In werkelijkheid verschuift de fiscale bewaarplicht steeds meer naar een digitale bewaarplicht. Het duurt niet lang meer of de oude vertrouwde ordner in de kast maakt definitief plaats voor de digitale ordner in de cloud.
7. Overstappen op digitale administratie
Gezien deze ontwikkelingen, is het voor ondernemers die het goed voor elkaar willen hebben verstandig de stap te maken naar een [volledig] digitale administratie. Veel accountantskantoren werken immers al met online boekhoudprogramma’s die dit mogelijk maken. Alleen beseffen veel ondernemers niet voldoende dat zijzelf verantwoordelijk blijven voor hun bewaarplicht en voor de maatregelen die hiervoor nodig zijn. Het beste is als accountants hen hierop wijzen en hen helpen bij het goed inrichten van hun administratie waarmee ondernemers voldoen aan de wettelijke bewaarplicht.
De online boekhoudprogramma’s waar accountantskantoren mee werken, leveren niet alleen beter controleerbare administraties op. Ze bieden ook hulp om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht én ze bieden meer veiligheid. Veiligheid die ontbreekt als je een administratie op een eigen computer bewaart of op een externe harde schijf. Met goed bewaakte firewalls en beveiligde sleutels slaan accountants met een goed online boekhoudprogramma administraties automatisch op in de cloud. Een digitale kluis op een veilige plek waar niemand anders bij kan dan de accountant, de ondernemer of de Belastingdienst wanneer de inspecteur de boeken moet controleren. Altijd eenvoudig en vanaf elke locatie.
Concluderend komt er bij de bewaarplicht behoorlijk wat kijken. Het zou voor veel ondernemers een eye opener zijn als zij geïnformeerd worden over hun bewaarplicht, over de voorwaarden van deze plicht en de opties om hier goed en veilig aan te voldoen. Het zou mooi zijn als deze blog hier enigszins aan kan bijdragen.
*Download hier de volledige brochure van de belastingdienst over de voorwaarden van de bewaarplicht.