Als werkgever mag u aan uw werknemers een vaste vergoeding verstrekken voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen met een zekere mate van vaste regelmaat. Werken uw werknemers thuis vanwege de coronapandemie? In 2020 mag die belastingvrije vaste reiskostenvergoeding toch gewoon door u worden doorbetaald. Het ziet er echter naar uit dat dit in 2021 niet meer mogelijk is en dat de belastingvrije reiskostenvergoeding voor i.v.m. corona thuiswerkende werknemers stopt!
Einde tijdelijke versoepeling vaste reiskostenvergoeding voor corona thuiswerkers
Een groot aantal werknemers betaalt de belastingvrije vaste reiskostenvergoeding voor werknemers momenteel door. Dat is dikwijls ook terecht aangezien werknemers die thuiswerken vanwege corona daar ook extra onkosten maken, bijvoorbeeld met het oog op het gebruik van extra stroom en verwarming. Het doorbetalen van de belastingvrije reiskostenvergoeding is in 2020 dan ook mogelijk, mits de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 – het moment vlak voordat de corona pandemie uitbrak - werd vastgesteld. Dit is een van de corona-gerelateerde stimuleringsmaatregelen van het kabinet.
Op het moment van publicatie van dit artikel (ultimo november 2020) ziet het er naar uit dat de belastingvrije vaste reiskostenvergoeding voor vanwege corona thuiswerkende werknemers, per 1 januari 2021 stopt. Dit tenzij er een politiek besluit komt dat de maatregel in 2021 zal worden voortgezet.
Einde versoepeling: de consequenties
Vanzelfsprekend kunt u uw thuiswerkende medewerkers de vaste reiskostenvergoeding in 2021 gewoon doorbetalen maar dit wordt voor hen dan fiscaal gezien als salaris waarover zij inkomstenbelasting moeten betalen. Als werkgever bent u over dit bedrag bovendien premieplichtig. Werkelijk gemaakte woon-werkkilometers dienen te worden geregistreerd. Deze kunnen ook in 2021 vanzelfsprekende tot een bedrag van € 0,19 per kilometer, belastingvrij worden vergoed.
Uw fiscale alternatieven als werkgever
Er zijn een aantal alternatieven waarop u uw thuiswerkende werknemers belastingvrij kunt compenseren wanneer de belastingvrije vaste reiskostenvergoeding voor deze werknemers stopt. U kunt de vergoeding allereerst onderdeel maken van de werkkostenregeling. Werkelijk gemaakte woon-werkkilometers zijn per definitie vrijgesteld en worden dus niet fiscaal belast. Voor het niet-vrijgestelde deel van de vergoeding kan de vrije ruimte gebruikt worden. Let op! Deze vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt in 2021 wel beperkt t.o.v. 2020.
Als werkgever kunt u uw personeel in plaats van het verstrekken van een vaste reiskostenvergoeding ook tegemoetkomen door de kosten van een laptop, mobiele telefoon en internetaansluiting belastingvrij te vergoeden. Deze kosten moeten wel aantoonbare noodzaak kennen met het oog op de uit te voeren werkzaamheden. Ook is het mogelijk om onder bepaalde voorwaarden in de thuiswerkruimte Arbo voorzieningen (zoals een bureaustoel) belastingvrij ter beschikking te stellen.
Natuurlijk kan men als werkgever overwegen om thuiswerkend personeel een vaste vergoeding te verstrekken voor de meerkosten van de werknemer zoals stookkosten, koffie, etc. Veel van dit soort kosten zijn op de werkvloer zelf immers ook onbelast. In geval van thuiswerken worden dergelijke vergoedingen echter in fiscaal opzicht als inkomen gezien en dus belast.
Meer weten over de mogelijkheden van het verstrekken van belastingvrije vergoedingen aan werknemers?
Hut Accountants beschikt over diverse specialisten t.a.v. accountancy, belastingadvies en salarisadministratie. Bent u werkgever en heeft u behoefte aan advies over de mogelijkheden van het verstrekken van onbelaste vergoedingen aan uw werknemers nu de belastingvrije vaste reiskostenvergoeding voor werknemers stopt? Neem dan contact met ons op! Wij adviseren u graag.