5 tips voor veilig online zakendoen

Iedereen gebruikt vandaag de dag online techniek bij het ondernemen. Ongeacht in welke branche men werkzaam is, een groot gedeelte van de dataverwerking en dienstverlening vindt online plaats. Dat biedt grote voordelen. Maar van de veiligheidsrisico’s hebben veel ondernemers geen kaas gegeten. Hut Accountants geeft 5 tips voor veilig online zakendoen.

Waarom is het noodzakelijk om beveiligingsmaatregelen te treffen bij online ondernemen?

Binnen ieder bedrijf zijn vandaag de dag legio apparaten aanwezig die zijn aangesloten op het internet. Soms zijn we ons daar niet eens bewust van. Al deze tablets, scanners, routers, desktops, smartphones, etc. zijn echter met elkaar verbonden en zijn bovendien ‘online connected’. Veel bedrijfsprocessen worden zowel digitaal als online ondersteund.

Vroeg of laat leidt dat tot cyberrisico’s. Waarom het noodzakelijk is om beveiligingsmaatregelen te treffen bij online ondernemen? Wat dacht je van een medewerker die per ongeluk een phishingbericht opent en zo onbewust vertrouwelijke gegevens deelt met een crimineel. Zo’n datalek is nog maar het begin. Soms kan men bestanden en programma’s ineens niet meer gebruiken als gevolg van een computervirus. Er wordt losgeld geëist om dat ongedaan te maken of erger nog, er worden onopgemerkt bedragen afgeschreven van de zakelijke bankrekening.

Veilig online zakendoen: onze 5 tips

Er zijn diverse manieren om online zakendoen veiliger te maken. Hut Accountants geeft 5 tips van zowel technische als procedurele aard.

1. Maak altijd gebruik een veilige VPN-internetverbinding

We zijn veel onderweg en werken dan in de trein, even ergens in een lunchroom of op een andere openbare gelegenheid. Gratis internet is niet eens een luxe meer te noemen. Maar ‘connecten’ met een openbaar wifi-netwerk is erg risicovol. Gebruik bij online zakendoen op een openbare plek daarom altijd een VPN-verbinding.

Met een VPN-verbinding loopt al uw internetverkeer via een zogenaamde VPN-server. Dat is een tussenstop tussen uw device en het internet. De gegevens die u dan uitwisselt worden daardoor versleuteld en uw IP-adres wordt afgeschermd.

2. Zorg voor versleuteling van gevoelige informatie

Afgezien van VPN zijn er nog meer mogelijkheden om berichten en inhoud, bijvoorbeeld van gestuurde email, te onderwerpen aan versleuteling. In het ergste geval worden uw berichten dan wel door kwaadwillende derden onderschept, maar kunnen ze geen kennis nemen van de inhoud. U voorkomt hier onder andere mee dat eigen gegevens of die van klanten op sites terechtkomen waarop databestanden verhandeld worden.

3. Besteed tijd aan uw wachtwoorden en kies ze zorgvuldig

Volgens een onderzoek van LastPass moeten werknemers gemiddeld 67 wachtwoorden per persoon beheren op hun werk. Daarbij is de verleiding groot om dezelfde wachtwoorden te gebruiken, eenvoudige wachtwoorden of wachtwoorden die sterk op elkaar lijken. Hoewel het enige tijd en discipline vergt, is het echter belangrijk om periodiek tijd te besteden aan het wachtwoordmanagement. Kies altijd unieke en complexe wachtwoorden.

Het beste maakt u hierbij gebruik van wachtwoord managementsoftware. Dat werkt als een digitale 'kluis' waarin u alle wachtwoorden en gebruikersnamen voor alle online toepassingen opslaat. Hierdoor hoeft u enkel de aanmeldgegevens van deze software te onthouden en vult de wachtwoordmanager vanzelf uw gebruikersnaam en wachtwoord voor andere specifieke applicaties in.

4. Gebruik 2-stapsverificatie

Inloggen gaat standaard met behulp van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Verstrekt u die (onbewust) aan een ander dan bent u de pineut. Gelukkig kunt u daarom zelf 2-stapsverificatie instellen. Dat is een extra onafhankelijke verificatiestap in het inlogproces. Denk daarbij aan de ontvangst van een sms-code of een bericht via een speciale app. U kunt hierbij ook vingerafdruktechnologie inzetten en er zijn zelfs fysieke verificatieoplossingen in de vorm van ‘hardware keys’ die u in de USB-poort van uw device steekt om in te kunnen loggen.

5. Maak periodiek back-ups

De 5e van onze 5 tips voor veilig online zakendoen heeft betrekking op de situatie waarin het toch mis is gegaan. Uw account is gehackt, uw gegevens zijn gestolen, versleuteld of uw toegang is geblokkeerd door een kwaadwillende hacker. Afgezien van alle vervelende effecten die dat heeft, ontstaat er ook gevolgschade doordat u niet meer verder kunt met uw werk.

Maak daarom periodiek back-ups van al uw bestanden en applicaties en test of alles werkt wanneer u overschakelt op uw back-ups. Op die manier kunt u in elk geval vooruit.

Onze medewerkers delen hun ervaringen graag met u

Eerlijk is eerlijk, bij Hut Accountants zijn we absoluut geen cyberspecialisten. Onze accountants, belastingadviseurs of salarisadministrateurs zijn er vooral om u op financieel, fiscaal en administratief gebied te ondersteunen. Omdat wij in ons beroep veel met online dataverwerking te maken krijgen, beschikken we echter over bovengemiddelde expertise omtrent databeveiliging. Die kennis delen we graag met u zodat u als klant veilig online kunt blijven zakendoen.