De werkkostenregeling (WKR) bepaalt dat werkgevers tot een bepaald totaalbedrag onbelast vergoedingen en extraatjes aan hun personeel mogen geven, zonder dat daar loonheffing over betaald hoeft te worden. Deze regeling is sinds 2015 verplicht voor alle werkgevers in Nederland. Sindsdien werkt iedere werkgever volgens het systeem van de 'fiscale vrije ruimte'. Dit artikel geeft een overzicht van de verschillende categorieën, de actuele percentages en de voorwaarden om de forse eindheffing van 80% te voorkomen.
Wat is de werkkostenregeling ook alweer?
De werkkostenregeling stelt werkgevers in staat om personeel onbelaste vergoedingen en extraatjes te geven via een jaarlijkse fiscale 'vrije ruimte'. Naast werkgevers is de regeling essentieel voor werknemers en DGA's die zo netto-voordelen ontvangen, en voor HR-adviseurs die het gebruiken als instrument voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Door strikte monitoring voorkomen accountants zoals wij bovendien dat de vrije ruimte wordt overschreden, waardoor de werkgever een forse eindheffing van 80% vermijdt.
Binnen de WKR mag een werkgever anno 2026 maximaal 2 procent van de loonsom tot € 400.000 plus 1,18 procent van het restant besteden aan onbelaste vergoedingen. Naast de vrije ruimte zijn de alternatieven om vergoedingen onbelast te laten de intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.
Vrijgestelde categorieën binnen de WKR
Intermediaire kosten zijn door de werknemer voorgeschoten zakelijke uitgaven, zoals een zakelijke lunch met een klant, die onbelast en buiten de vrije ruimte om gedeclareerd mogen worden, mits de aanschaf niet voor eigen gebruik van de werknemer is.
Gerichte vrijstellingen zijn door de fiscus aangewezen zakelijke kosten, zoals reiskosten, studiekosten en maaltijden bij overwerk, die u onbelast aan uw werknemer mag vergoeden zonder dat deze ten koste gaan van de vrije ruimte.
Nihilwaarderingen tenslotte zijn voorzieningen in natura op de werkplek die op nul euro worden gewaardeerd, waardoor ze onbelast blijven en niet van de vrije ruimte afsnoepen. Bekende voorbeelden hiervan zijn consumpties zoals koffie en fruit, arbovoorzieningen, bedrijfskleding met logo en fitness op de werkplek.
Belaste vergoedingen binnen of buiten de vrije ruimte
Vergoedingen die niet binnen de vrijgestelde categorieën binnen de WKR vallen, komen zogenaamd ‘ten laste van forfait’. Onder andere personeelsfeestjes en kerstpakketten zijn onbelast zolang ze binnen de berekende vrije ruimte van de loonsom blijven. Zodra u deze grens overschrijdt, betaalt u als werkgever een zware eindheffing van 80 procent over het surplus, die uiterlijk in het tweede tijdvak van het opvolgende jaar moet worden aangegeven.
Ondanks de grote vrijheid binnen de WKR moeten vergoedingen voldoen aan de zogenaamde gebruikelijkheidstoets, wat betekent dat ze niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare situaties gangbaar is. Tot een bedrag van € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst vergoedingen sowieso als acceptabel, waarbij de fiscus zelf moet bewijzen als zij een bedrag niet gebruikelijk vindt.
Slimme WKR-strategie: Voorkom naheffingen en benut fiscale kansen via Hut Accountants
De accountants, belastingadviseurs en salarisadministrateurs van Hut Accountants zorgen in het kader van onze cliëntdienstverlening voor een nauwkeurige vastlegging van vergoedingen met specifieke dossiercodes, waardoor de actuele status van de vrije ruimte altijd inzichtelijk blijft en hoge naheffingen worden voorkomen. Op basis van deze gegevens adviseren zij klanten over de optimale benutting van de WKR, zodat fiscale kansen niet onbenut blijven. In de adviesrol kijken zij kritisch naar de inrichting van evenementen, waarbij bijvoorbeeld een personeelsfeest op de eigen bedrijfslocatie fiscaal gunstig als nihilwaardering kan worden verwerkt. Daarnaast ondersteunen zij bij het slim combineren van activiteiten, zoals het onderbrengen van een feestelijke afsluiting bij een cursus, zodat deze als gerichte vrijstelling buiten de vrije ruimte valt.
Weten wat wij nog meer voor u kunnen doen? Neem contact op!