Wanneer u als werkgever werkkleding verplicht stelt voor uw werknemers, dan kunt u die zelf verstrekken of voor gebruik ter beschikking stellen. Daarnaast is het mogelijk om de werknemer de kleding zelf te laten aanschaffen en de gemaakte kosten vervolgens te vergoeden. Hut Accountants brengt u op de hoogte van de fiscale regels omtrent werkkleding van de werkgever.
Wat is werkkleding eigenlijk fiscaal gezien?
Fiscaal gezien kwalificeert kleding als werkkleding wanneer het (bijna) uitsluitend geschikt is voor het werk of het een officieel uniform of overall betreft. Daarnaast wordt kleding als zodanig beschouwd als het voorzien is van bedrijfslogo’s met een totale oppervlakte van minimaal 70 cm² of wanneer het aantoonbaar op de werkplek achterblijft. Tot slot valt kleding onder dit begrip als de Arbeidsomstandighedenwet het dragen ervan voorschrijft, zoals bij veiligheidsschoenen het geval is.
Wat zijn de fiscale regels die gelden omtrent werkkleding van de werkgever?
De fiscale regels die gelden omtrent werkkleding van de werkgever verschillen al naar gelang de wijze van ‘verstrekking’, namelijk:
- De werkgever vergoedt de kleding aan de werknemer, die deze zelf aanschaft.
- De werkgever verstrekt de kleding aan de werknemer, waarna de werknemer eigenaar wordt.
- De werkgever stelt de kleding ter beschikking aan de werknemer, maar blijft dus zelf eigenaar.
Vergoeding of verstrekking van werkkleding
Wanneer een werkgever de kosten voor kleding aan een werknemer terugbetaalt of de kleding cadeau geeft, ziet de Belastingdienst dit als een vorm van salaris. Dit geldt trouwens ook voor het geld dat een werknemer krijgt om deze kleding te laten wassen of stomen. Om te voorkomen dat de werknemer hierover vervolgens belasting moet betalen, kan de werkgever deze kosten onderbrengen in de zogeheten 'vrije ruimte'. De werkgever kiest er dan voor om de belasting op zich te nemen. Let wel op, want u betaalt als werkgever een eindheffing van 80% als het jaarlijkse vrije ruimte budget wordt overschreden.
Ter beschikking stellen van werkkleding
Stelt u als werkgever de werkkleding ter beschikking dan is het mogelijk om dat te doen op zodanige wijze dat er geen belastingplicht voor de werknemer is en u als werkgever de kleding ook niet ten laste hoeft te brengen van de vrije ruimte (WKR). Daartoe moet de kleding voldoen aan een aantal voorwaarden. Allereerst moet er fiscaal gezien sprake zijn van werkkleding zoals hiervoor in de tweede alinea gedefinieerd. De werknemer mag de kleding alleen geheel of gedeeltelijk op de werkplek dragen en deze moet dus noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de functie op de werklocatie.
Voor de terbeschikkingstelling moet bovendien sprake zijn van redelijkheid. Een voorbeeld van een onredelijke situatie is wanneer een kantoormedewerker die nooit buiten komt, tien dure, professionele outdoorjassen ter beschikking krijgt. De Belastingdienst ziet dit dan niet meer als noodzakelijk voor het werk, maar als een verkapte manier om de werknemer privé te bevoordelen zonder belasting te hoeven betalen.
Als de kleding niet voldoet aan deze voorwaarden, is dit loon voor de werknemer, waarbij de vrije ruimte wederom uitkomst kan bieden om de werknemer te ontlasten.
Een correcte loonadministratie met Hut Accountants
De accountants, belastingadviseurs en salarisadministrateurs van Hut Accountants kunnen alles vertellen over de fiscale regels die gelden omtrent werkkleding van de werkgever. Daarmee behoeden wij onze klanten voor onverwachte naheffingen en boetes van de Belastingdienst bij een controle. Door de regels correct toe te passen, kunnen wij adviseren of kleding onbelast ('op nihil') kan worden verwerkt en of dit eventueel ten koste gaat van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. De expertise van onze specialisten waarborgt dat de loonadministratie fiscaal optimaal wordt ingericht.
Heeft u een vraag over dit of een aanverwant thema? Stel hem gerust aan een van ons.