Het waarborgen van een correcte loonadministratie van cliënten is een van de speerpunten van de accountants, belastingadviseurs en salarisadministrateurs van Hut Accountants. In dat kader delen zij graag hun kennis met u. In dit artikel informeren wij u over de 5 meest gemaakte fouten t.a.v. de werkkostenregeling. En zij vertellen u ook hoe u deze kunt voorkomen.
Wat is de werkkostenregeling ook alweer?
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die regelt dat werkgevers hun werknemers onbelast bepaalde vergoedingen en cadeaus kunnen verstrekken in de vorm van financiële vergoedingen en/of privévoordelen. Denk bijvoorbeeld aan het bekostigen van kerstpakketten, sportabonnementen of het verstrekken van werk gerelateerde activa die ook privé gebruikt kunnen worden.
In het kader van de WKR is een maximum bedrag bepaald dat een werkgever onbelast mag vergoeden per werknemer. Dit wordt ook wel de ‘vrije ruimte’ genoemd. De werkgever moet de vergoedingen die via de WKR worden verstrekt, opgeven in de aangifte loonheffingen. De loonadministrateur verzorgt deze aangifte.
Wat zijn de 5 meest gemaakte fouten t.a.v. de WKR?
Door onderstaande fouten te vermijden profiteert u als werkgever optimaal van de WKR en krijgt u niet te maken met onverwachte fiscale gevolgen. Dit zijn de 5 meest gemaakte WKR fouten en de oplossingen om deze te voorkomen:
1. Vergoedingen die verkeerd worden ingedeeld
Een van de meest gemaakte fouten is het verkeerd indelen van verstrekkingen als gerichte vrijstellingen of als onderdeel van de vrije ruimte. Hierdoor kan een onjuiste berekening van de vrije ruimte plaatsvinden. Door een duidelijk overzicht op te stellen van wat er onder de gerichte vrijstellingen valt en wat binnen de vrije ruimte moet worden ondergebracht, vermijdt men dit.
2. Het abusievelijk nalaten van het betalen van de eindheffing
Bij overschrijding van de vrije ruimte dient over de omvang van de overschrijding een eindheffing van 80% te worden betaald. Wanneer u dit als werkgever nalaat of niet tijdig doet, kan dat tot een boete lijden vanuit de fiscus. Het is daarom noodzakelijk om de benutting van de vrije ruimte gedurende het hele kalenderjaar te monitoren en eventueel vooraf een bedrag te reserveren voor latere betaling van een mogelijke eindheffing.
3. Het voeren van een inaccurate en incomplete administratie
De fiscus voert controles t.a.v. WKR-gerelateerde administraties uit tot 5 jaar na afloop. Vermijd dat achteraf blijkt dat de administratie niet bijgewerkt of compleet is. Zorg daarom altijd voor een nauwkeurige en tijdige administratie van alle vergoedingen en verstrekkingen. En documenteer ook de onderbouwing van de keuzes binnen de werkkostenregeling, zodat anderen er in de toekomst inzicht in hebben.
4. Onvolledige benutting van de vrije ruimte
De vrije ruimte betreft een percentage van de totale fiscale loonsom van alle medewerkers samen. In de praktijk komt niet optimale gebruikmaking van deze ruimte veelvuldig voor. Dat is jammer want dat betekent dat men kosten had kunnen besparen of kansen om werknemers extra te motiveren heeft laten liggen. Het is daarom belangrijk om de vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte kunnen vallen, vooraf te inventariseren en te plannen. U laat dan geen vrije ruimte onbenut.
5. Over het hoofd zien van specifieke uitzonderingen en vrijstellingen
Er zijn heel wat vergoedingen en verstrekkingen waarvoor specifieke uitzonderingen gelden of die zelfs volledig vrijgesteld zijn van de werkkostenregeling. Denk bijvoorbeeld aan de verstrekking van een smartphone die noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden. Zorg daarom dat uw loonadministrateur goed op de hoogte blijft van de actuele regels.
En dan is er nog een manier om de 5 meest gemaakte fouten bij de WKR te vermijden.
Win advies in bij Hut Accountants!
Wilt u geen fouten maken in het kader van de WKR en tevens geen kansen over het hoofd zien? Win dan advies in t.a.v. personeelsadministratieve aangelegenheden bij Hut Accountants. Desnoods nemen wij uw totale loon- en WKR-administratie uit handen.
De ervaren medewerkers van Hut Accountants zitten voor u klaar.